Skoči do osrednje vsebine

Skrb za arhivsko kulturno dediščino

Arhivsko gradivo je tisti del dokumentarnega gradiva, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ter trajen pomen za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb. Arhivsko gradivo je kulturni spomenik.
V usnje vezana knjiga. Knjižni blok se v hrbtnem delu zvija v notranjost knjige. Knjiga je nastale med 1546 in 1549. Hrani jo Arhiv Republike Slovenije v Ljubljani.

Imenjska knjiga za Kranjsko [Ljubljana, 1546-1549] . SI AS 173, Imenjska knjiga za Kranjsko, glavna knjiga št. 2. | Avtor: Arhiv Republike Slovenije

Življenjski cikel arhivskega gradiva

Arhivsko gradivo pri ustvarjalcih

Celostno skrb za arhivsko gradivo delimo na skrb pred prevzemom v arhivsko ustanovo, imenujemo jo tudi izvajanje tako imenovane zunanje službe, in po njem. Čim bolj se ukvarjamo z gradivom na njegovem izvoru, pri ustvarjalcih, lažje je naše delo, ko pride v arhiv. Arhivi strokovno nadziramo in vrednotimo dokumentarno gradivo zavezancev, ki so vpisani v registru ustvarjalcev javnega arhivskega gradiva, in sodelujemo z morebitnimi lastniki zasebnega arhivskega gradiva. Izdajamo pisna strokovna navodila za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega ter ga nato popisanega in tehnično urejenega v zakonsko določenem roku prevzemamo. Pri tem v skladu z zakonodajo ščitimo vse vrste tajnosti in varovanih osebnih podatkov, v zasebnem arhivskem gradivu tudi tiste sklope gradiva, ki jih določi izročitelj. 

Z obveznimi strokovnimi usposabljanji predajamo različne vrste znanja delavcem, ki upravljajo dokumentarno gradivo pri ustvarjalcih, in tistim, ki imajo opravka z elektronskim gradivom, da potem lahko izpeljemo čim varnejši prenos arhivskega gradiva v arhiv. Kažemo jim izboljšave pisarniškega poslovanja, predstavimo jim merila za vrednotenje gradiva in določitev rokov hranjenja. Povemo jim, kako popisati in pripraviti arhivsko gradivo za predajo. Predstavimo jim varstvo gradiva v digitalni obliki, njegov zajem, pretvorbo in pravno veljavno dolgoročno hrambo. In ker je klasičnih papirnih dokumentov še zmeraj največ, opozorimo na njegove tipične poškodbe, kako jih lahko preprečimo ali vsaj zmanjšamo ter se izognemo izgubi in dokončnemu uničenju.

Strokovna obdelava arhivskega gradiva po prihodu v arhiv

Omogočanje uporabe arhivskega gradiva vsem, ki to želijo, je temeljna naloga vsakega arhiva, zato je strokovna obdelava arhivskega gradiva naloga vsakega arhivskega strokovnega delavca. Seveda pa to nalogo opravljajo v različnem obsegu, odvisno od obsega drugih nalog, ki so jim zaupane. Med temi je zlasti pomemben kompleks nalog, povezan z varovanjem arhivskega gradiva, preden je to prevzeto v arhiv (lahko bi jih poimenovali tudi »naloge zunanje službe«), po prevzemu v arhiv pa predstavljata za del arhivistov najpomembnejši nalogi hranjenje in materialno varovanje arhivskega gradiva (»skladiščna služba«) in njegovo dajanje v uporabo (»čitalniška služba«).

Strokovna obdelava arhivskega gradiva je ena od najzahtevnejših nalog vsakega arhiva, hkrati pa je na področju arhivske vede tudi v strokovnem pogledu ena najzanimivejših.

To opravilo zahteva dobro poznavanje arhivske teorije, pa tudi nekaterih področij zgodovine, zlasti razvoj upravnih in sodnih organov na našem ozemlju od srednjega veka dalje, pravno zgodovino, razvoj arhivske zakonodaje, funkcije in notranjo organizacijo javnopravnih oseb s področja uprave, pravosodja, gospodarstva itd., tako v preteklosti kot tudi danes. Za slovenske arhiviste pomeni potrebo po dodatnem znanju dejstvo, da je skoraj vse arhivsko gradivo v slovenskih arhivih, ki je nastalo do leta 1918, pisano v nemškem jeziku (v manjši meri tudi v latinščini ali italijanščini). Posebno zahtevna je strokovna obdelava arhivskega gradiva, nastalega od časov visokega srednjega veka do obdobja baroka; zaradi posebnosti v pisavah in težav pri razumevanju takratnega (nemškega) jezika imajo precejšnje probleme celo avstrijski in nemški arhivisti.

Namen in faze strokovne obdelave

Namen strokovne obdelave je, da uporabnikom, tako raziskovalcem, med katerimi prednjačijo zgodovinarji, številni pa so tudi geografi, etnologi, umetnostni zgodovinarji, jezikoslovci in drugi, kot tudi tistim uporabnikom, ki v arhivih iščejo dokumente oziroma podatke, s katerimi želijo dokazati svoje pravice na osnovi pravnih predpisov, izdelamo in posredujemo takšne informacije o arhivskem gradivu, ki omogočajo njegovo čim hitrejšo in čim bolj enostavno uporabo. Rezultati te uporabe so lahko strogo znanstvene, lahko pa tudi kulturno-prosvetne, informativno-publicistične ali povsem stvarne, praktične narave. 

V postopke strokovne obdelave sodijo urejanje in popisovanje arhivskega gradiva ter izdelava pripomočkov za njegovo uporabo. Arhivsko gradivo naj bi praviloma prišlo v arhiv že v urejenem stanju. Arhivsko gradivo je urejeno, če je ohranjena notranja ureditev in razvrstitev, ki jo je enotam gradiva določil že ustvarjalec, pravna ali fizična oseba, pri kateri je gradivo nastalo in je imela urejeno pisarniško poslovanje. Če se takšna ureditev ni ohranila, se v arhivih gradivo uredi po vsebini, vrstah gradiva, časovnih obdobjih ali po funkcijah in nalogah ustvarjalca. Pri tem je pomembno, da se ne porušijo povezave med dokumenti.

Druga faza strokovne obdelave obsega popisovanje že urejenega arhivskega gradiva. S popisovanjem določamo zunanje (pisna podlaga, količina in obseg) in notranje značilnosti arhivskih oziroma popisnih enot (naslov, vsebina, jezik, čas nastanka). Popisuje se od splošnega k posameznemu: od nivoja fonda (to je praviloma celota arhivskega gradiva, ki je nastala pri eni pravni ali fizični osebi) ali zbirke, preko podfondov, serij in združenih dokumentov do posameznih dokumentov.

Skrb za poškodovano arhivsko gradivo

Skrb za poškodovano arhivsko gradivo je od leta 1980 z ustanovitvijo restavratorske delavnice, današnjega Centra za konserviranje in restavriranje, na visoki strokovni ravni. 

Skrb za filmsko arhivsko gradivo

Arhiv od leta 1968 posebej skrbi tudi za slovensko filmsko arhivsko dediščino. Postopoma je oblikoval posebno organizacijsko enoto, Slovenski filmski arhiv, ki se v celoti posveča njenemu varstvu.

Vrednotenje dokumentarnega in arhivskega gradiva

Naziv storitve Institucija
Arhiv Republike Slovenije