Skoči na vsebino

CERTIFIKACIJA

NAZIV STORITVE

Certifikacija strojne in programske opreme, storitev zajema in hrambe gradiva v elektronski obliki ter spremljevalnih storitev v skladu z ZVDAGA

 

*Obvestilo: 

Spremenjena arhivska zakonodaja predvideva določitev vsebine zahteve za certificiranje opreme in storitev za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki ter spremljevalne storitve v skladu s Pravilnikom o Enotnih tehnoloških zahtevah (pravilnik). Ker slednji še ni sprejet, Arhiv Republike Slovenije objavlja prenovljeni obrazec zahtevka za certificiranje, ki je usklajen z besedilom Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in bo v veljavi do sprejema pravilnika.

 

Obrazec: Zahteva za certificiranje opreme in storitev (doc || pdf)

 

***

 

ZAKAJ CERTIFICIRATI

  

Certifikacija opreme oziroma storitev pri Arhivu RS pravnim osebam omogoča poslovanje z javnim sektorjem, hkrati pa njihovim uporabnikom zmanjšuje tveganja pri uporabi opreme in storitev. 

 

KDO

 

Zahtevo za certifikacijo lahko vložijo le osebe, ki so že vpisane v register ponudnikov opreme in storitev za tisto opremo oz. storitve, ki so predmet certifikacije.

  

POTEK CERTIFIKACIJE

 

  Certifikacija nove opreme ali storitev

 

Vlagatelj mora oddati:

  • izpolnjen obrazec-zahtevo za certifikacijo strojne in programske opreme, storitev zajema in hrambe gradiva v elektronski obliki ter spremljevalnih storitev (link na obrazec) vložen osebno, po pošti, e-pošti na ars(at)gov.si ali elektronsko prek spletne aplikacije;
  • samoocenitev - izpolnjen III. del ETZ 2.1;
  • pripadajočo dokumentacijo in morebitna dokazila, na katere se sklicujejo sklici v samoocenitvi.

Samoocenitve in pripadajoče dokumentacije z morebitnimi dokazili zaradi tehničnih omejitev aplikacije trenutno ni mogoče oddati preko spletne aplikacije.

 

Arhiv RS z vlagateljem sklene pogodbo o izvajanju certifikacije. Nato v skladu s splošnimi pogoji za izvajanje certifikacije preveri izpolnjevanje zahtev, določenih s predpisi s področja arhivske dejavnosti in upoštevanje pravil stroke.

 

V primeru izpolnjevanja vseh pogojev Arhiv RS vlagatelju podeli certifikat ter ustrezno dopolni register certificirane opreme in storitev. Certifikat se za strojno opremo podeli TRAJNO, za programsko opremo in storitve zajema in hrambo ter spremljevalne storitve pa za eno (1) leto z možnostjo podaljšanja.

 

V primeru neskladnosti, ugotovljenih med postopkom certificiranja, se lahko vlagatelj in Arhiv RS dogovorita za odpravo nepravilnosti in ponoven pregled. V tem primeru skleneta aneks k pogodbi in nato se  opravi skrajšan pregled.

 

V primeru večjih neskladnosti Arhiv RS ne podeli certifikacije in izda negativni sklep.

 

  Podaljšanje certifikacije

 

Postopek podaljšanja certifikata je podoben postopku prve certifikacije. Ker gre za podaljšanje, je celoten postopek krajši in posledično so nižji tudi stroški postopka.

 

Zaradi tehničnih omejitev ponudnik trenutno ne more oddati zahtevka za podaljšanje preko spletne aplikacije. Zahtevek za podaljšanje certifikacije lahko odda osebno, po pošti ali e-pošti.

 

  Posebnosti pri podaljšanju certifikata za programsko opremo

 

Vlagatelj mora v primeru podaljšanja certifikacije programske opreme samoocenitvi po ETZ 2.1 III. del priložiti tudi seznam z opisom vseh izvedenih sprememb programske opreme od časa podelitve prejšnje certifikacije. To velja tako za primer, ko se podaljšuje že certificirana verzija produkta, kot za primer nove verzije. Če vlagatelj podaljšuje certifikacijo z novo verzijo programske opreme, jo lahko hkrati podaljša tudi za že certificirane predhodne verzije.

 

S strani Arhiva RS določeni preizkušeni revizor informacijskih sistemov izvede kontrolni revizijski pregled,  v katerem na lokaciji vlagatelja pregleda programsko opremo. Preveri tudi odziv na priporočila ob predhodni certifikaciji oz. neskladja, ki sicer niso bila razlog za ne podelitev predhodne certifikacije. V primeru revizorjeve ugotovitve, da spremembe niso takšne, da bi bistveno vplivale na načela varne hrambe e-gradiva, se postopek zaključi in certifikacija se podaljša. Če pa revizor v revizijskem poročilu ugotovi, da so bile v programski opremi izvedene spremembe, ki bi lahko vplivale na varstvo e-gradiva in ki zahtevajo obsežnejši pregled, Arhiv RS ponovno oceni obseg celotnega postopka ter ustrezno pozove vlagatelja.

 

PRISTOJNI ORGANI

TAKSE IN DRUGI STROŠKI

 

Na podlagi vlagateljevega podpisa pogodbe mu Arhiv RS izda račun v višini polovice celotne vrednosti postopka certifikacije, račun za drugo polovico pa po zaključenem revizijskem pregledu pred izdajo sklepa. Vrednost postopka sestavljata nadomestilo in stroški postopka:

 

1.      Nadomestilo za certifikacijo: je strošek Arhiva RS za vodenje postopka certifikacije in je različno glede na vrsto opreme oziroma storitev:

  • certifikacija posamezne serije ali enote strojne opreme znaša 300 €;
  • certifikacija infrastrukturne programske opreme (programska oprema, ki je namenjena upravljanju podatkovnih baz in sistemska programska oprema) znaša 500 €;
  • certifikacija aplikativne programske opreme, ki zagotavlja samo določeno funkcionalnost varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki (glej ETZ 2.1 III. del točko 3.1.1.1) znaša 500 €;
  • certifikacija aplikativne programske opreme, ki zagotavlja celovit sklop funkcionalnosti varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki (glej ETZ 2.1 III. del točko 3.1.1.1) znaša 2.000 €;
  • certifikacija storitve za zajem in hrambo znaša 2.000 €;
  • certifikacija posamezne spremljevalne storitve znaša 500 €.

V primeru večjega števila istovrstnih zahtev za certifikacijo s strani vlagatelja lahko Arhiv RS zmanjša višino posameznih nadomestil, vendar za največ 50 odstotkov.

 

Nadomestilo za podaljšanje certifikacije, ki v vmesnem času ni prenehala veljati, znaša polovico nadomestila za prvo certifikacijo.  

  

2.      Stroški postopka: so stroški, ki nastanejo Arhivu RS ali njegovemu pooblaščenemu zunanjemu svetovalcu med postopkom ali zaradi postopka certifikacije (potni stroški uradnih oseb, izvedenci, revizorji, tolmači, ogled, pravno zastopanje, strokovno pomoč, ipd.) in gredo v breme vlagatelja. Stroški postopka se izračunajo pri vsakem postopku certifikacije posebej. Opredelijo se v pogodbi, ki se za namen certifikacijskega postopka sklene med Arhivom in vlagateljem zahtevka za certifikacijo.

 

V primeru podaljšanja certifikacije programske opreme s strani Arhiva določeni revizor izvede kontrolni revizijski pregled v obsegu 1,5 dneva. Če revizor v tem času  ni uspel preveriti v celotnem obsegu, Arhiv RS vlagatelju predlaga nadaljevanje revizijskega pregleda, ki v celoti ne sme preseči obsega polovice števila dni prvega postopka certifikacije, pri čemer se upošteva 1.5 dni, ki jih je revizor že opravil. Za nadaljevanje Arhiv RS predhodno pridobi soglasje vlagatelja.

 

UPORABNE POVEZAVE:

 

Register certificirane opreme in storitev

Obrazec: Zahteva za certificiranje opreme in storitev (doc || pdf)

Oddaja zahtevka preko spleta

Predpisi s področja arhivske dejavnosti v Sloveniji

Splošni pogoji za izvajanje certifikacije

Podrobno o certifikaciji opreme in storitev (predstavitev stroška postopka certificiranja)

Protokol podaljšanja certifikacije programske opreme