Skoči na vsebino

CERTIFIKACIJA OPREME IN STORITEV

1. Ali lahko certificiramo opremo, ki ni registrirana?

  • Ne. Obvezen predpogoj za vložitev zahteve za  opreme oziroma storitev je registracija ponudnika opreme in storitev, kjer mora biti tudi dosledno navedena oprema oz. storitve, ki jih ponudnik ponuja na trgu.

 
2. Ali lahko prevzamem  opreme, ki jo je certificiral ponudnik, ki ne obstaja več (in nisem njegov pravni naslednik), ali moram začeti nov certifikacijski postopek?

  • Določeno opremo (strojno in programsko) za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki lahko na trgu ponuja več ponudnikov. Skladno s predpisi so se ti ponudniki dolžni registrirati in v vlogi za registracijo tudi navedejo, katero opremo ponujajo na trgu. Opremo pa lahko ponudniki tudi certificirajo  (certifikacija ni obvezna) – to je pogodben odnos med Arhivom RS in ponudnikom opreme. Ob prenehanju poslovanja ponudnika ali njegove dejavnosti preneha tudi certifikacija.
  • Certifikacija za strojno in programsko opremo ne preneha, če v položaj dosedanjega ponudnika vstopi nov ponudnik, ki prevzame vse pravice in obveznosti (nasledstvo je urejeno tudi v sodnem registru). Dosedanji ponudnik mora s takim vstopom soglašati, če je v skladu z veljavnimi predpisi še sposoben izjaviti voljo. Če pa ponudnik ni pravni naslednik podjetja, ki je certificiral določeno opremo, ne more prevzeti že pridobljene certifikacije  od ponudnika, ki je prenehal delovati, čeprav na trgu morda ponuja isto opremo. V tem primeru mora vložiti pri Arhivu RS nov zahtevek za . Če je oprema popolnoma enaka (npr. enaka serija strojne opreme z enakim naborom modelov ali enaka programska oprema enake različice), se strošek postopka lahko zniža. V odločevalnem postopku se namreč lahko odloča tudi na podlagi že podeljenih akreditacij. V tem primeru tudi ni treba plačati nadomestila za . 

 

3. Kakšni so skupni stroški certifikacije  opreme oz. storitev za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki?

  • Strošek certifikacije sestavljajo stroški nadomestila in stroški samega postopka. 

  Nadomestilo za certificiranje
Nadomestilo za  certificiranje je strošek Arhiva RS za vodenje postopka certifikacije in je različno – glede na vrsto opreme oziroma storitev ter števila hkrati vloženih zahtevkov. Višina nadomestila je objavljena v Splošnih pogojih za izvajanje certifikacije (akreditacije) (SplPA):

  • certifikacija posamezne serije ali enote strojne opreme stane 300 €. Število modelov znotraj serije ne vpliva na višino stroška;
  • certifikacija infrastrukturne programske opreme (programska oprema, ki je namenjena upravljanju podatkovnih baz, in sistemska programska oprema) stane 500 €;
  • certifikacija aplikativne programske opreme, ki zagotavlja samo določeno funkcionalnost varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki, stane 500 €;
  • certifikacija aplikativne programske opreme, ki zagotavlja celovit sklop funkcionalnosti varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki, stane 2000 €;
  • certifikacija storitve za zajem in hrambo gradiva v digitalni oblki stane 2000 €;
  • certifikacija spremljevalne storitve stane 500 €.

V skladu s SplPA velja, da se lahko, če ponudnik vloži večje število istovrstnih zahtev za certifikacijo, višina nadomestila zmanjša, vendar za največ 50 odstotkov.

 

  Nadomestilo za podaljšanje certifikacije programske opreme, ki v vmesnem času ni prenehala veljati, znaša polovico nadomestila za prvo  certifikacijo.


  Stroški postopka
Stroški postopka so stroški, ki nastanejo Arhivu RS ali njegovemu pooblaščenemu zunanjemu svetovalcu med postopkom ali zaradi postopka certifikacije  (potni stroški uradnih oseb, izdatki za priče, izvedence, revizorje, tolmače, ogled, pravno zastopanje, izguba dohodka, strokovno pomoč, odškodnina za škodo, ki nastane pri ogledu, ipd.), in gredo v breme ponudnika.
Stroški postopka se izračunajo pri vsakem postopku certifikacije posebej. Opredelijo se v pogodbi, ki se za namen certifikacijskega postopka sklene med Arhivom RS in vlagateljem zahtevka za  certifikacijo opreme oz. storitev. Na te stroške vplivata vrsta in zahtevnost postopka. 

 

  Strojna oprema
Stroški postopka so pri posameznih postopkih certifikacije  strojne opreme odvisni od pogodbene cene, za katero sta se dogovorila Arhiv RS in na javnem razpisu izbrana zunanja institucija za pomoč pri presoji.

 

  Programska oprema
Stroški certifikacijskega postopka programske opreme so odvisni od pogodbene cene, za katero sta se dogovorila Arhiv RS in na javnem razpisu izbrana zunanja institucija za pomoč pri presoji skladnosti programske opreme s predpisi (preizkušeni revizorji informacijskih sistemov). Na to ceno vplivajo:

  • tip programske opreme: pri posameznem tipu je namreč različno število ETZ, ki jih je treba preveriti. Npr.: 
  • pri infrastrukturni programski opremi je 16 ETZ, ki jih je treba preveriti, za kar je predvideno 0,6 svetovalnega dneva  revizorja; 
  • pri programski opremi za podporo celotnemu postopku upravljanja gradiva v digitalni obliki (tip C) je treba preveriti 123 ETZ, za kar je predvideno 4,4 svetovalnega dneva;
  • obseg dokumentacije za programsko opremo, ki jo vlagatelj priloži v postopek: glede na obseg dokumentacije in urejenost se za vsak primer posebej pomnoži čas človek/dan, ki je predviden na posamezen tip programske opreme, s faktorjem od 1,1 do 2,0; 
  • preizkus programske opreme, kar pomeni tehnični preizkus delovanja programske opreme in se izvaja na lokaciji vlagatelja zahtevka za . Ne glede na tip programske opreme je za ta preizkus potreben 1 človek/dan;
  • kilometrine: ob izvajanju presoje zunaj sedeža se zunanjemu strokovnjaku (revizorju) prizna kilometrina v skladu z veljavno Uredbo o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja.

Primer 1:
Tip programske opreme: B.d
Obseg dokumentacije: faktor 1,2
Izračun:
3,3 človek/dan * faktor 1,2 (obseg dokumentacije) + 1 človek/dan (preizkus) = 3,3 * 1,2 + 1 = 4,96 človek/dan
 
Primer 2:
Tip programske opreme: B.d, B.e
Obseg dokumentacije: faktor 1,2
Izračun:
3,3 človek/dan * faktor 1,2 (obseg dokumentacije) + 1 človek/dan (preizkus) = 3,3 * 1,2 + 1 = 4,96 človek/dan
Strošek postopka je torej strošek zunanjih strokovnjakov in se izračuna po formuli:
 
Tip programske opreme (število svetovalnih dni)* faktor (obseg dokumentacije) + preizkus programske opreme (1 človek/dan) + kilometrina (opcijsko).

 

Upoštevati je treba, da ima Arhiv RS sklenjene okvirne sporazume z več zunanjimi strokovnjaki, ki so različno ovrednotili višino svetovalnega dne. Arhiv RS jih je razvrstil v lestvico od najcenejšega do dražjega, primere akreditacij dodeljuje po vrstnem redu, kot so bili vloženi (pravilo FIFO-»first in first out«).
 
  Storitve zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki ter spremljevalne storitve

Stroški certifikacijskega postopka posamezne storitve so odvisni od:

  • pogodbene cene, za katero sta se dogovorila Arhiv RS in na javnem razpisu izbrana zunanja institucija za pomoč pri presoji skladnosti storitve s predpisi (preizkušeni revizorji informacijskih sistemov);
  • kilometrine: ob izvajanju presoje zunaj sedeža se zunanjemu strokovnjaku (revizorju) prizna kilometrina v skladu z veljavno Uredbo o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja.

 

Za pripravo revizorskega mnenja o skladnosti storitve s predpisi (presojata se izvajanje notranjih pravil in delovanje informacijskega sistema) je predvideno:

  • za storitev zajema in hrambe: 8 človek/dan  (najmanj 3 obiski na lokaciji vlagatelja zahtevka);
  • za posamezno spremljevalno storitev : 5 človek/dan (najmanj 2 obiska na lokaciji vlagatelja zahtevka);
  • za spremljevalno storitev zagotavljanja varnih prostorov za hrambo gradiva v digitalni obliki (SpS 9): 3 človek/dan (najmanj 1 obisk na lokaciji vlagatelja zahtevka).

Če je predmet presoje več storitev istočasno, se število obiskov ne sešteva, temveč se šteje, da se posamezna ETZ presoja istočasno za vse storitve.
Upoštevati je treba, da ima Arhiv RS sklenjene pogodbe z več zunanjimi strokovnjaki, ki so različno ovrednotili višino svetovalnega dne. Arhiv RS jih je razvrstil v lestvico od najcenejšega do dražjega, primere akreditacij dodeljuje po vrstnem redu, kot so bili vloženi (pravilo FIFO-»first in first out«).
 
4. Kakšna dokazila moram predložiti Arhivu RS, če želim certificirati programsko opremo, za katero trdim, da je »v svetu razširjen produkt«?

  • Na trgu obstajajo različni tipi programske opreme za zajem in hrambo gradiva v disgitalni obliki ter spremljevalne storitve, ki se razlikujejo po namenu in uporabi (funkcionalnosti). Arhiv RS je za potrebe postopkov certifikacije  razvrstil programsko opremo v posamezen funkcionalni tip, in sicer glede na raven uporabe programske opreme, odnos med ponudnikom in stranko ter funkcionalnost. V sklopu razdelitve programske opreme po kriteriju odnosa med ponudnikom in stranko je programska oprema, ki je dobavljena v povsem enaki obliki pri več kot 100 organizacijah v najmanj treh državah, označena kot »po svetu razširjena tržna programska oprema«. 
  • Zaradi razširjenosti so zahteve glede na preostalo programsko opremo poenostavljene, in sicer se v akreditacijskih postopkih ne zahteva dokumentacija glede razvoja programske opreme, upravljanja njenih sprememb, specifikacij in preizkušanj. Ponudnik dokazuje razširjenost programske opreme v akreditacijskem postopku s pisno izjavo. S podpisom izjave kazensko in materialno odgovornostjo jamči za resničnost navedenih podatkov, Arhiv RS oz. njegove pooblaščene osebe pa lahko to po lastni presoji kadar koli preverijo.

V spodnji tabeli je prikazana razlika v številu ETZ za opremo, ki ni »po svetu razširjena tržna programska oprema«, in opremo, ki je »po svetu razširjena tržna programska oprema«. 

 

 

Programska oprema

Število ETZ

Število ETZ za

»po svetu razširjeno tržno programsko opremo«

A. infrastrukturna programska oprema (na primer sistem za upravljanje podatkovne zbirke)

16

10

B. aplikacijska programska oprema, ki zagotavlja samo določene funkcionalnosti varstva dokumentarnega gradiva v digitalni obliki

 

 

B.a. Popisovanje, poizvedovanje in uporaba gradiva

63

57

B.b. Zajem in pretvorba v digitalno obliko

59

53

B.c. Množični zajem (enkratno dejanje za večje sklope) za podporo hrambi istovrstnega gradiva

46

40

B.d. Podpora trajni hrambi za gradivo, ki se ne spreminja (angl. read only)

93

87

B.e. Podpora e-hrambi

95

89

C. Podpora celotnemu postopku upravljanja gradiva v digitalni obliki

123

117

 

Razlika je torej v šestih zahtevah, ki se nanašajo na razvoj in vzdrževanje programske opreme, in sicer ni treba preverjati zahtev pod številkami: ETZ III/3.2.3.1, ETZ III/3.2.3.2, ETZ III/3.2.3.3, ETZ III/3.2.3.4, ETZ III/3.2.3.7 in ETZ III/3.2.3.8. Več o tem najdete tudi v III. delu ETZ 2.0, poglavje 3.1 Funkcionalni tipi programske opreme.

 

5. Ali morajo biti uporabniška navodila za strojno in programsko opremo za namene revizijskega pregleda v postopkih certifikacije  prevedena v slovenščino?

  • Zakon in uredba nikjer natančno ne opredeljujeta, v kakšnem jeziku mora biti dokumentacija, ki jo ponudnik predloži v posamezen postopek akreditacije. Odgovor na vprašanje najdemo v Splošnih pogojih za izvajanje certifikacije (akreditacije), kjer je določeno, da se zahtevek za  vloži v slovenskem jeziku, priložena dokumentacija pa je po predhodnem soglasju Arhiva RS lahko tudi v drugem jeziku.

 

6. Kako poteka podaljšanje certifikacije  programske opreme?

  • Odgovor na to vprašanje preberite v dokumentu "Postopek podaljšanja certifikacije  programske opreme" (doc || pdf).