Skoči na vsebino

STROKOVNA OBDELAVA ARHIVSKEGA GRADIVA

Strokovna obdelava arhivskega gradiva je ena od najpomembnejših nalog vsakega arhiva, hkrati pa je na področju arhivske vede tudi v strokovnem pogledu ena najzahtevnejših. To opravilo zahteva dobro poznavanje arhivske teorije, pa tudi nekaterih področij zgodovine – zlasti  razvoj upravnih in sodnih organov na našem ozemlju od srednjega veka dalje, pravno zgodovino, razvoj arhivske zakonodaje, funkcije in notranjo organizacijo javnopravnih oseb s področja uprave, pravosodja, gospodarstva itd., tako v preteklosti kot tudi danes. Za slovenske arhiviste pomeni potrebo po dodatnem znanju dejstvo, da je skoraj vse arhivsko gradivo v slovenskih arhivih, ki je nastalo do leta 1918, pisano v nemškem jeziku (v manjši meri tudi v latinščini ali italijanščini). Posebno zahtevna je strokovna obdelava arhivskega gradiva, nastalega od časov visokega srednjega veka do obdobja baroka; zaradi posebnosti v pisavah in težav pri razumevanju takratnega (nemškega) jezika imajo precejšnje probleme celo avstrijski in nemški arhivisti.

Namen strokovne obdelave je, da uporabnikom, tako raziskovalcem, med katerimi prednjačijo zgodovinarji, številni pa so tudi geografi, etnologi, umetnostni zgodovinarji, jezikoslovci in drugi, kot tudi tistim uporabnikom, ki v arhivih iščejo dokumente oz. podatke, s katerimi želijo dokazati svoje pravice na osnovi pravnih predpisov, izdelamo in posredujemo takšne informacije o arhivskem gradivu, ki omogočajo njegovo čim hitrejšo in čim bolj enostavno uporabo. Rezultati te uporabe so lahko strogo znanstvene, lahko pa tudi kulturno-prosvetne, informativno-publicistične ali povsem stvarne, praktične narave. 

Omogočanje uporabe arhivskega gradiva vsem, ki to želijo, je temeljna naloga vsakega arhiva, zato je strokovna obdelava arhivskega gradiva naloga vsakega arhivskega strokovnega delavca. Seveda pa to nalogo opravljajo v različnem obsegu – odvisno od obsega drugih nalog, ki so jim zaupane. Med temi je zlasti pomemben kompleks nalog, povezan z varovanjem arhivskega gradiva, preden je to prevzeto v arhiv (lahko bi jih poimenovali tudi »naloge zunanje službe«), po prevzemu v arhiv pa predstavljata za del arhivistov najpomembnejši nalogi hranjenje in materialno varovanje arhivskega gradiva (»skladiščna služba«) in njegovo dajanje v uporabo (»čitalniška služba«).

 

Strokovna obdelava arhivskega gradiva obsega tri osnovna opravila: urejanje, popisovanje in izdelavo pripomočkov za uporabo arhivskega gradiva, v širšem smislu pa tudi objavljanje arhivskega gradiva, zlasti kadar gre za tako imenovane znanstvene objave.

Arhivsko gradivo naj bi praviloma prišlo v arhiv že v urejenem stanju, kar pomeni, da mu je neko razvrstitev določil že ustvarjalec – pravna ali fizična oseba, pri kateri je gradivo nastalo. V primerih, ko temu ni tako, je treba gradivo urediti v arhivu. Če je mogoče in smotrno, rekonstruiramo ureditev, ki jo je dal ustvarjalec (prvotna ureditev), sicer pa upoštevamo notranjo organizacijsko shemo ustvarjalca, vrste gradiva, ki izhajajo iz njegovih funkcij oziroma nalog, vse okviru določenih časovnih obdobij.

 

Druga faza strokovne obdelave obsega popisovanje že urejenega arhivskega gradiva. Le-to lahko poteka na različnih »nivojih«, v veliki večini primerov pa izdelujemo popise le na dveh nivojih:

a) na nivoju, ko je »popisna enota« fond (to je praviloma celota arhivskega gradiva, ki je nastala pri eni pravni ali fizični osebi) ali zbirka ali

b) na nivoju, ko je popisna enota združeni dokument (spis, zadeva, dosje) ali dokument.

 

V obeh primerih mora popis, ki že sam zase predstavlja primarni pripomoček za uporabo arhivskega gradiva, vsebovati osnovne, standardizirane podatke, ki jih imenujemo »elementi popisa«. Obvezni, minimalni elementi popisa so:

a) signatura – številčna ali črkovna oznaka, ki sistematično umesti popisno enoto na določeno mesto v arhivu oziroma na določeno mesto v okviru pripadajočega fonda ali zbirke (npr. AS 1100, 7, 49(6), kjer pomeni AS 1100 številko fonda v Arhivu Republike Slovenije, 7 številko tehnične enote in 49(6) številko prvotne tehnične enote, v kateri se nahaja zadeva, ki je predmet popisa;

b) naslov oziroma vsebina popisne enote: pri popisu na nivoju fonda je to običajno ime ustvarjalca gradiva, npr. C. kr. spomeniški urad, ki mu dodamo večje vsebinske sklope, npr.: restavriranje cerkva, obnova po potresu, rimski nagrobniki itd.; pri popisu na nivoju spisa, zadeve ipd. pa lapidarno navedemo njeno vsebino, npr. Komenda, obnova župne cerkve;

c) čas nastanka gradiva popisne enote: običajno zadošča navedba leta ali časovnega razdobja v letih – če je gradivo popisne enote nastajalo več let;

d) obseg gradiva popisne enote v številu kosov ali tehničnih enot (npr. škatel, fasciklov) ter dolžinskih metrov – te podatke navadno vpisujemo le pri popisih na nivoju fonda ali zbirke.

Od izbranega nivoja popisovanja je odvisna vrsta izdelanega pripomočka za uporabo arhivskega gradiva. Praviloma so popisi na nivoju fondov ali zbirk osnovni sestavni deli arhivskih vodnikov, popisi na nivoju združenih dokumentov ali dokumentov pa arhivskih inventarjev.

 

V arhivih izdelujemo različne vrste vodnikov. Osnovna oblika so vodniki po fondih in zbirkah posameznih arhivov, s katerimi uporabnike arhivskega gradiva seznanjamo z osnovnimi podatki o fondih in zbirkah, ki jih hranimo. Poleg zelo splošnih podatkov o vsebini njihovega gradiva so v takšnih vodnikih navedeni kratki podatki o pravnih ali fizičnih osebah, pri katerih je gradivo določenega fonda nastalo, o njihovih funkcijah oziroma dejavnostih, o načinu notranje ureditve fondov ali oblikovanja zbirk, o datumih prevzemov gradiva v arhiv ter o njegovem časovnem in fizičnem obsegu. Zelo pomemben sestavni del vodnika so tudi podatki o pripomočkih za uporabo, v katerih najdemo podrobnejše informacije o gradivu posameznih fondov ali zbirk – podrobnejših popisih, vodnikih po posameznih zbirkah in zlasti arhivskih inventarjih. Pomembno je tudi, da so fondi in zbirke v tovrstnih vodnikih razvrščeni sistematično, kar običajno pomeni razvrstitev po osnovnih področjih dejavnosti (npr. upravni organi, sodni organi, organizacije s področja kulture, šolstva, zdravstva itn.). Zadnji vodnik Arhiva Republike Slovenije v tiskani obliki je Vodnik po fondih in zbirkah Arhiva Republike Slovenije v treh knjigah iz leta 1999. Obsega 1749 fondov in zbirk. Objavljen je bil tudi v elektronski obliki – na zgoščenki. Njegova internetna varianta (na spletni strani ARS) se sproti dopolnjuje. Trenutno vsebuje osnovne podatke o vrstah, vsebini in obsegu arhivskega gradiva prek 2000 fondov in zbirk.

 

V Arhivu Republike Slovenije izdelujemo tudi druge vrste vodnikov. Med njimi so vodniki po posameznih vrstah arhivskega gradiva, ki se lahko nahajajo v enem fondu ali zbirki, v več fondih ali zbirkah enega arhiva ali celo v več arhivih (npr. vodnik po urbarjih, po matičnih knjigah) ter vodniki po arhivskem gradivu v tujih arhivih, ki vsebuje podatke za zgodovino Slovencev.

 

Arhivski inventarji podajo uporabniku arhivskega gradiva izčrpnejše podatke predvsem o vsebini in času nastanka združenih ali posameznih dokumentov v okviru enega fonda ali zbirke (le izjemoma tudi v okviru več fondov ali zbirk). Izdelava arhivskih inventarjev je za večino arhivskih strokovnih delavcev prednostna naloga.

 

Starejši inventarji se od novejših precej razlikujejo, zlasti v svojem osnovnem delu – arhivskem popisu. Razlike so zlasti posledica dejstva, da se je sredi 90-ih let prejšnjega stoletja začelo uvajati popisovanje s pomočjo računalnika, kar je povzročilo spremembe v tehniki popisovanja. Popisi arhivskega gradiva iz obdobja »peš« popisovanja temeljijo na sistematiki (popisovanju po vsebinskih sklopih, ustvarjenih že pri ustvarjalcih ali v fazi urejanja v arhivu) in zajemajo vsebine v pripovedni obliki. Z uvedbo računalniškega popisovanja pa je element sistematike (in s tem predhodnega urejanja) v številnih primerih povsem prezrt. Vsebina se navaja s pomočjo deskriptorjev – značilnih besed za oznako predmetov in pojmov, vsebovanih v določenem dokumentu. Deskriptorji se razvrščajo v abecedna stvarna kazala, kazala oseb, geografskih pojmov ipd. Njihova dobra stran naj bi bila ta, da deskriptorje iz več popisov ali celo več arhivov itn. (teoretično) lahko sestavimo v eno samo, skupno bazo podatkov. Koliko bo to raziskovalcem in drugim interesentom olajšalo uporabo arhivskega gradiva, bo pokazala prihodnost. Vsekakor pa za enkrat še niso rešena vsa, zlasti terminološka vprašanja, pri oblikovanju takšne podatkovne baze. Po drugi strani pa opuščanje elementa sistematike pogosto pomeni izgubo konteksta – povezave konkretnega dokumenta s širšo problematiko, katere del je.

 

V širšem smislu sodi k strokovni obdelavi tudi objavljanje arhivskega gradiva, zlasti kadar gre za t. i. znanstvene objave. Pri takšni objavi je treba za vsak dokument navesti strnjen povzetek vsebine (regest), ki mora vsebovati tudi podatke o izdajatelju in prejemniku dokumenta, datum in kraj izdaje ter namen izdaje. Znanstvene objave morajo poleg spremnih zgodovinskih študij v opombah vsebovati vsebinske in tekstološke komentarje, na koncu pa  abecedna kazala (npr. kazalo osebnih imen, geografsko kazalo, stvarno kazalo, kazalo pravnih oseb idr.). Znanstvene objave pripravljamo le za tiste dokumente, ki so posebej pomembni zaradi svoje raritete, vsebine, materialne ogroženosti zaradi poškodb, ki lahko nastanejo pri uporabi ipd. Praviloma gre za zelo stare dokumente (zlasti listine in spisi pomembnih izdajateljev – vladarja in njegovih zastopnikov, višjega plemstva ipd.), ki so izjemni po svoji zgodovinski pričevalnosti. Arhivisti, ki so sposobni kvalitetno pripraviti znanstveno objavo arhivskega gradiva, so zaradi številnih potrebnih znanj redki tako pri nas kot tudi v svetu.