NAZIV STORITVE
Potrjevanje notranjih pravil in vzorčnih notranjih pravil
ORGAN, KI JO UREJA
Arhiv Republike Slovenije
Zvezdarska 1, 1000 Ljubljana
UVOD
Sprejem notranjih pravil je pomemben predvsem za zagotavljanje pravne veljavnosti elektronsko hranjenih dokumentov. ZVDAGA namreč pravno veljavnost le-teh veže na obstoj (in izvajanje) potrjenih notranjih pravil. Posamezni subjekti lahko svoja notranja pravila pošljejo v potrditev Arhivu RS. Le-ta preveri skladnost pravil z zakonodajo in enotnimi tehnološkimi zahtevami - če skladnost ugotovi, ta pravila potrdi, s čemer se gradivu, katerega oseba hrani, zagotovi pravna veljavnost že na podlagi zakona.
Osebe, ki bodo svoje dokumentarno gradivo ali dokumentarno gradivo svojih strank hranile v elektronski obliki, lahko prevzamejo vnaprej pripravljena vzorčna notranja pravila drugih oseb, ki so taka pravila pripravila za širšo uporabo. Če bodo ta prevzeta pravila že potrjena s strani Arhiva RS, jim posebej ni treba pridobivati dodatne potrditve, seveda pod pogojem, da jih bodo sprejele v celoti in brez sprememb.
KDO
Oseba, ki bo zajemala ali hranila gradiva v digitalni obliki.
Javnopravne osebe, ki hranijo arhivsko in drugo dokumentarno gradivo v digitalni obliki, obvezno pošljejo svoja notranja pravila v potrditev Arhivu RS najpozneje do 30. septembra 2007.
KJE IN KAKO
Zahteva za potrditev notranjih pravil se vloži pri Arhivu RS na predpisanem obrazcu zahteve za potrditev notranjih pravil (priloga 4 k Uredbi o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, Ur.l. RS, št. 86/2006) osebno, po pošti ali elektronsko preko spletne aplikacije na
http://www.gov.si/aplikacije/arhiv/earh-registri/potrditevNotranjihPravil.php.
Zahteva za potrditev vzorčnih notranjih pravil se vloži pri Arhivu RS na predpisanem obrazcu zahteve za potrditev vzorčnih notranjih pravil (priloga 5 k Uredbi o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, Ur.l. RS, št. 86/2006) osebno, po pošti ali elektronsko preko spletne aplikacije na
http://www.gov.si/aplikacije/arhiv/earh-registri/potrditevVzorcnihPravil.php.
K zahtevku je potrebno priložiti tudi vzorčna notranja pravila v elektronski obliki za dolgoročno hrambo.
Pri vlogah je potrebno upoštevati tudi dodatna navodila oz. priporočila glede oblike in vsebine prilog, predvsem pa Kontrolni seznam za preverjanje usklajenosti notranjih pravil z ZVDAGA in potrjevanje.
Če Arhiv RS ugotovi, da so predložena (vzorčna) notranja pravila v skladu z zakonom, uredbo in ETZ, predložena notranja pravila potrdi in jih vpiše v register potrjenih notranjih pravil, ki je brezplačno dostopen na spletni strani Arhiva RS
http://www.gov.si/aplikacije/arhiv/earh-registri/.
PRISTOJNI ORGANI
Za potrjevanje notranjih pravil in vpis v register:
Arhiv Republike Slovenije
Nadzor:
Ministrstvo za kulturo
Pritožbeni (nadzorstveni):
Ministrstvo za kulturo
DODATNE INFORMACIJE
V primeru, da vloži zahtevo za potrditev notranjih pravil ponudnik storitev elektronske hrambe dokumentarnega gradiva, mora biti le-ta pred tem registriran pri Arhivu RS in vpisan v register ponudnikov. Potrditev notranjih pravil in vzorčnih notranjih pravil bo izvajala komisija, ki jo v ta namen imenuje direktor arhiva izmed strokovnih delavcev arhiva.
Arhiv RS bo ob potrditvi ali pozneje zaradi spremembe zakonodaje ali tehnološkega napredka določil tudi rok, v katerem bo potrebno vzorčna notranja pravila spremeniti oziroma dopolniti in jih poslati v ponovno potrditev. Rok se bo vpišal v register potrjenih notranjih pravil, o svoji določitvi pa bo obvestil osebo, ki je zahtevala vpis v register, in osebe, ki so prevzele vzorčna notranja pravila in o tem obvestile Arhiv RS. Če v določnem roku ne bo prišlo do ponovne potrditve, bo Arhiv RS vzorčna notranja pravila izbrisal iz registra potrjenih notranjih pravil.
TAKSE IN DRUGI STROŠKI
Za potrditev notranjih pravil oziroma potrditev vzorčnih notranjih pravil se mora plačati upravna taksa v skladu z Zakonom o upravnih taksah (ZUT-UPB3 - prečiščeno besedilo, Ur. l. RS, št. 42/2007), in sicer v višini 50 točk za vlogo ter v višini 200 točk za odločbo ali na današnji dan 17,73 EUR (4.250 SIT). V primeru spremembe vrednosti točke se podatki avtomatsko ažurirajo.
Zgoraj omenjena upravna taksa se lahko plača na naslednje načine:
- na račun 01100-1000315637, Model 11, sklic 35130-7111002 (obvezno!)
- s koleki, ki jih nalepite na Zahtevek
- v blagajni Arhiva RS
Arhiv RS bo izstavil potrdilo o plačani upravni taksi samo na zahtevek plačnika takse.
Arhiv RS ni zavezanec za plačilo DDV na podlagi 5. točke 5. člena in 13. točke 42. člena Zakona o davku na dodano vrednost (Ur.l. RS, št. 117/2006).
Vlagatelj ima zoper odločitev Arhiva RS pravico do pritožbe oziroma ugovora zoper odločbo ali sklep na Ministrstvo za kulturo v petnajstih dneh po prejemu odločitve. V tem primeru mora vlagatelj plačati upravno takso v skladu z Zakonom o upravnih taksah (ZUT-UPB3 - prečiščeno besedilo, Ur. l. RS, št. 42/2007), in sicer v višini 200 točk ali na današnji dan 14,19 EUR (3.400 SIT). V primeru spremembe vrednosti točke se podatki avtomatsko ažurirajo.
POJMI IZ EVROPSKEGA SLOVARJA "EUROVOC"
elektronsko upravljanje podatkov, upravljanje z dokumenti, digitalizacija
PRAVNA PODLAGA
SANKCIJE
1. Z globo od 2.086,46 EUR (500.000 SIT) do 8.345,85 EUR (2.000.000 SIT) se kaznuje za prekršek pravna oseba ali samostojni podjetnik posameznik:
· če neupravičeno navaja dejstvo, da so notranja pravila potrjena od Arhiva RS (81. člen ZVDAGA).
2. Z globo od 417,29 EUR (100.000 SIT) do 2.086,46 EUR (500.000 SIT) se kaznuje tudi odgovorna oseba pravne osebe, samostojnega podjetnika posameznika, državnega organa ali samoupravne lokalne skupnosti, ki stori prekršek iz prvega odstavka.
3. Z globo od 417,29 EUR (100.000 SIT) do 1.251,88 EUR (300.000 SIT) se kaznuje za prekršek posameznik, ki stori prekršek iz prvega odstavka.
POVEZAVA NA IZBRANO STORITEV
Obrazec zahteve za potrditev vzorčnih notranjih pravil (pdf)
Obrazec zahteve za potrditev vzorčnih notranjih pravil (elektronska vloga)
Obrazec zahteve za potrditev notranjih pravil (pdf)
Obrazec zahteve za potrditev notranjih pravil (elektronska vloga)
REGISTER POTRJENIH NOTRANJIH PRAVIL (zahtevek in pregled registra)
|
