Skoči na vsebino

NOVICA

Stališče Arhiva Republike Slovenije o vprašanjih povezanih z e-računi

Arhiv Republike Slovenije stališče o vprašanjih povezanih z e-računi ob upoštevanju novosti, ki so uveljavljene z Zakonom o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 51/2014, ZVDAGA-A).

Stališče Arhiva Republike Slovenije o vprašanjih povezanih z e-računi ob upoštevanju novosti, ki so uveljavljene z Zakonom o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 51/2014, ZVDAGA-A).

 

Uvodoma naj pojasnimo, da so računi dokumentarno gradivo (v papirni in e-obliki), ki imajo lahko glede na veljavno zakonodajo različne roke hrambe (npr. 86. člen veljavnega Zakona o davku na dodano vrednost). V primeru hrambe e-računov, ki bi vključevala tudi hrambo spremljevalne dokumentacije, je treba upoštevati tudi roke hrambe te dokumentacije, ki so lahko daljši od rokov hrambe e-računov ali pa je ta dokumentacija lahko celo arhivsko gradivo.

 

Arhivsko gradivo določa pristojni arhiv s pisnim strokovnim navodilom. Do izdaje takega navodila je treba z vsem dokumentarnim gradivom ravnati tako kot z arhivskim gradivom. (34. člen Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih – ZVDAGA, Uradni list RS, št. 30/2006, 24/2014 – Odl. US in 51/2014). Seveda velja to tudi za e-račune.

 

 

Iz navedenega izhaja:

 

1. Javnopravna oseba, ki bo zajemala ali hranila gradivo v digitalni obliki (torej tudi e-račune) in ponudniki storitev zajema in e-hrambe ter spremljevalnih storitev morajo sprejeti notranja pravila v skladu z ZVDAGA-A (5. člen ZVDAGA).

  

2. Javnopravne osebe, z izjemo organov državne uprave, in ponudniki storitev zajema in e-hrambe ter spremljevalnih storitev, morajo notranja pravila dati v potrditev državnemu arhivu (Arhivu RS) (6. člen ZVDAGA).

 

3. Za zajem in e-hrambo arhivskega gradiva morajo ponudniki teh storitev uporabljati pri državnem arhivu certificirano opremo, storitve pa morajo biti certificirane. Enako velja tudi v primerih, ko za gradivo, ki nastaja pri ustvarjalcu javnega arhivskega gradiva, še ni bilo izdano pisno strokovno navodilo, ali če so e-računi oz. njihova spremljevalna dokumentacija s pisnim strokovnim navodilom določeni za arhivsko gradivo.

 

4. Kadar ustvarjalec javnega arhivskega gradiva najema storitev zajema, hrambe ali spremljevalne storitve, mu načina izvajanja te storitve ni treba podrobneje opredeliti v svojih notranjih pravilih, saj je le-ta urejen z notranjimi pravili ponudnika storitev. V svojih notranjih pravilih pa mora opredeliti zahteve za izvajanje najete storitve in odgovorne osebe, povezane s tem.

 

5. Za lastno poslovanje je mogoče za zajem in hrambo e-računov privzeti že pripravljena vzorčna notranja pravila (7. člen ZVDAGA).

 

6. Zakonodaja ne prepoveduje, da ena oseba sprejme več notranjih pravil (npr. notranja pravila za lastno poslovanje in notranja pravila za izvajanje storitve). Če oseba ni ponudnik storitve, priporočamo zaradi lažjega izvajanja ena notranja pravila, ki bodo npr. na začetku najprej opredeljevala zajem in hrambo e-računov, nato pa se bodo s širitvijo digitalnega poslovanja postopoma nadgrajevala.

 

 

Arhiv RS