O arhivskem gradivu

Arhivsko gradivo nastaja pri delovanju pravnih in fizičnih oseb. Ločimo med javnim arhivskim gradivom, ki ga iz gradiva javnopravnih oseb odberemo na osnovi pisnega strokovnega navodila, in zasebnim arhivskim gradivom, ki ga na podlagi evidentiranja razglasimo z odločbo.

Osrednji slovenski državni arhiv po podatkih s konca leta 2022 hrani okoli 28 tekočih kilometrov arhivskega gradiva, večinoma spisovnega gradiva na papirju, pa tudi na pergamentu, mikrofilmu, filmskem traku in drugih nosilcih zapisov. Gradivo je razvrščeno v arhivskih fondih in zbirkah; teh je 1932. Najstarejši hranjeni dokument je fragment pastoralnega besedila iz druge četrtine 9. stoletja, bolj sklenjeno pa je gradivo (sprva predvsem pergamentne listine in rokopisi) ohranjeno od sredine 12. stoletja naprej.

Arhiv med drugim hrani:

• arhivsko gradivo republiških upravnih in drugih državnih organov in nekdanjih državnih ali avtonomnih organov na stopnji dežele ali podobni višji stopnji, ki so imeli sedež na ozemlju Slovenije ter so upravno in sodno pokrivali njeno celotno ozemlje (od 15. stoletja dalje);
• arhivsko gradivo organov, organizacij in društev s področja gospodarstva, bančništva, zdravstva in socialnega varstva, šolstva, kulture in znanosti, ki so po svojih pravilih delovali za celotno območje današnje Slovenije ali njenih nekdanjih dežel (od 16. stoletja dalje);
• arhivsko gradivo zemljiških gospostev, rodbin, družin in posameznikov, ki je pomembno za slovensko zgodovino (od 13. stoletja dalje); 
• arhivsko gradivo v zbirkah: listine (od 12. stoletja dalje), rokopise (od 9. stoletja dalje), zemljiške knjige (od 18. stoletja dalje), katastre (od 18. stoletja dalje), načrte (od 18. stoletja dalje).

V okviru Slovenskega filmskega arhiva, ki deluje kot organizacijska enota osrednjega slovenskega državnega arhiva, hranimo tudi slovensko filmsko arhivsko dediščino. Časovno zajema filmska zbirka filmsko ustvarjalnost od prvih filmskih zapisov dr. Karola Grossmanna iz leta 1905 do najnovejše filmske produkcije, ki obsega celovečerne, kratke, dokumentarne, igrane in animirane filme. V petdesetih letih svojega obstoja je Slovenski filmski arhiv uspel zbrati in ohraniti preko 90 % slovenskih filmov.

Popisovanje in urejanje arhivskega gradiva ter njegova uporaba

Arhivsko gradivo, bodisi zaradi njegove pomembnosti, starosti in redkosti, pa tudi zaradi materialne ogroženosti, po prihodu v javne arhive podrobneje strokovno obdelamo. Po mednarodnih standardih uredimo, popišemo in izdelamo pripomočke za uporabo v obliki arhivskega popisa, inventarja ali vodnika. Tovrstno delo od arhivista zahteva dobro poznavanje gradiva, zlasti pa razumevanje okoliščin, v katerih je nastalo. Če je ohranjena, se upošteva prvotna ustvarjalčeva ureditev oziroma razvrstitev gradiva, sicer pa se oblikuje na podlagi funkcij in nalog, ki jih je ustvarjalec gradiva opravljal. Arhivisti pri obdelovanju starejšega gradiva potrebujemo dodatno strokovno znanje s področja paleografije, diplomatike in kronologije; to znanje delimo tudi na različnih tečajih in delavnicah.

Kar najhitreje želimo omogočiti uporabo arhivskega gradiva čim širšemu krogu uporabnikov. Uporaba javnega arhivskega gradiva je opredeljena v slovenski arhivski zakonodaji. Javno arhivsko gradivo je v arhivski čitalnici brezplačno dostopno vsakomur na podlagi njegove zahteve. Postopki in delo v čitalnici arhiva se izvajajo v skladu čitalniškim redom arhiva.

Dajanje arhivskega gradiva v uporabo v arhivski čitalnici, izdajanje reprodukcij gradiva in potrdil na podlagi dokumentov je del našega delovnega vsakdana. Pomembno je ozaveščanje o kulturnih vrednotah v zvezi z arhivskim gradivom bodisi posameznih osnovnošolskih, srednješolskih in drugih skupin ter posameznikov ali pa z organizacijo lastnih in gostujočih razstav ter raznovrstnih predavanj in projekcij filmov. 

Raziskovalna dejavnost v obliki sodelovanja pri raziskovalnih projektih na področju arhivistike, zgodovine in drugih ved ter objava strokovnih člankov in razprav sta neločljivo povezani s strokovnim delom Arhiva Republike Slovenije. Arhiv je doslej izdal tudi približno 200 publikacij z vseh področij svojega dela.

Pripomočki za uporabo arhivskega gradiva

Arhivi v okviru strokovne obdelave arhivskega gradiva pripravljamo različne pripomočke za uporabo le-tega. Med arhivske pripomočke prištevamo popise, vodnike, inventarje, kazala in tudi druge pripomočke, ki uporabnikom služijo za lažje razumevanje arhivskih fondov ali zbirk in za uporabo arhivskega gradiva. Odločitev o izboru vrste pripomočka je odvisna od vrste arhivskega gradiva, nivoja in načina popisa arhivskega gradiva.

Popisi arhivskega gradiva

Popis, ki predstavlja primarni pripomoček za uporabo arhivskega gradiva, mora vsebovati osnovne, standardizirane podatke, ki jih imenujemo »elementi popisa«. Obvezni, minimalni elementi popisa so:

• signatura, številčna ali črkovna oznaka, ki sistematično umesti popisno enoto na določeno mesto v arhivu oziroma na določeno mesto v okviru pripadajočega fonda ali zbirke (na primer SI AS 1100/1/7, kjer pomeni SI AS oznako Arhiva Republike Slovenije, 1100 številko fonda, 1 zaporedno številko serije ali združenih dokumentov znotraj fonda, 7 pa zaporedno številko dokumenta znotraj serije ali združenih dokumentov.
• naslov je z nekaj besedami predstavljena vsebina popisne enote: pri popisu na nivoju fonda je to običajno ime ustvarjalca gradiva, na primer C. kr. spomeniški urad, pri popisu na nivoju serije, spisa, zadeve ipd. pa naslov odraža funkcijo, dejavnost, zadevo, lokacijo ali teme, na katere se nanaša popisna enota (na primer Komenda, obnova župne cerkve; Zapisnik 12. seje izvršnega odbora)
• čas nastanka gradiva popisne enote: običajno zadošča navedba leta ali časovnega razdobja v letih, če je gradivo popisne enote nastajalo več let;
• obseg in količina gradiva popisne enote v številu in vrstah tehničnih enot (na primer 5 škatel, 12 fasciklov) ter dolžinskih metrov. Dolžinske metre vpisujemo le pri popisih na nivojih serija, podfond ter fond/zbirka.

Od izbranega nivoja popisovanja je odvisna vrsta izdelanega pripomočka za uporabo arhivskega gradiva. Praviloma so popisi na nivoju fondov ali zbirk osnovni sestavni deli arhivskih vodnikov, popisi na nivoju združenih dokumentov ali dokumentov pa arhivskih inventarjev.

Vodniki in inventarji

V arhivih izdelujemo različne vrste vodnikov. Osnovna oblika so vodniki po fondih in zbirkah posameznih arhivov, s katerimi uporabnike arhivskega gradiva seznanjamo z osnovnimi podatki o fondih in zbirkah, ki jih hranimo. Poleg zelo splošnih podatkov o vsebini njihovega gradiva so v takšnih vodnikih navedeni kratki podatki o pravnih ali fizičnih osebah, pri katerih je gradivo določenega fonda nastalo, o njihovih funkcijah oziroma dejavnostih, o načinu notranje ureditve fondov ali oblikovanja zbirk, o datumih prevzemov gradiva v arhiv ter o njegovem časovnem in fizičnem obsegu. Zelo pomemben sestavni del vodnika so tudi podatki o pripomočkih za uporabo, v katerih najdemo podrobnejše informacije o gradivu posameznih fondov ali zbirk ter možnostih in pogojih za uporabo gradiva v arhivu. Pomembno je tudi, da so fondi in zbirke v tovrstnih vodnikih razvrščeni sistematično, kar običajno pomeni razvrstitev po osnovnih področjih dejavnosti (na primer upravni organi, sodni organi, organizacije s področja kulture, šolstva, zdravstva). Zadnji vodnik Arhiva Republike Slovenije v tiskani obliki je Vodnik po fondih in zbirkah Arhiva Republike Slovenije v treh knjigah iz leta 1999. V zadnjih letih je seveda v uporabi predvsem elektronska verzija vodnika (podatkovne zbirke) oziroma elektronska evidenca fondov in zbirk Arhiva Republike Slovenije.

V Arhivu Republike Slovenije izdelujemo tudi druge vrste vodnikov. Med njimi so vodniki po posameznih vrstah arhivskega gradiva, ki se lahko nahajajo v enem fondu ali zbirki, v več fondih ali zbirkah enega arhiva ali celo v več arhivih (na primer vodnik po urbarjih, po matičnih knjigah) ter vodniki po arhivskem gradivu v tujih arhivih, ki vsebuje podatke za zgodovino Slovencev.

Arhivski inventarji podajo uporabniku arhivskega gradiva izčrpnejše podatke predvsem o vsebini in času nastanka združenih ali posameznih dokumentov v okviru enega fonda ali zbirke (le izjemoma tudi v okviru več fondov ali zbirk). Vsebujejo tudi podrobna kazala, običajno krajevna, imenska (pravnih in fizičnih oseb) in stvarna. Izdelava arhivskih inventarjev je za večino arhivskih strokovnih delavcev prednostna naloga.

Objavljanje arhivskih virov

V širšem smislu sodi k strokovni obdelavi tudi objavljanje arhivskega gradiva, zlasti kadar gre za tako imenovane znanstvene objave. Pri takšni objavi je treba za vsak dokument navesti strnjen povzetek vsebine (regest), ki mora vsebovati tudi podatke o izdajatelju in prejemniku dokumenta, datum in kraj izdaje ter namen izdaje. Znanstvene objave morajo poleg spremnih zgodovinskih študij v opombah vsebovati vsebinske in kontekstološke komentarje, na koncu pa  abecedna kazala (na primer kazalo osebnih imen, geografsko kazalo, stvarno kazalo, kazalo pravnih oseb). Znanstvene objave pripravljamo le za tiste dokumente, ki so posebej pomembni zaradi svoje raritete, vsebine, materialne ogroženosti zaradi poškodb, ki lahko nastanejo pri uporabi ipd. Praviloma gre za zelo stare dokumente (zlasti listine in spisi pomembnih izdajateljev, vladarja in njegovih zastopnikov, višjega plemstva), ki so izjemni po svoji zgodovinski pričevalnosti. Arhivisti, ki so sposobni kvalitetno pripraviti znanstveno objavo arhivskega gradiva, so zaradi številnih potrebnih znanj redki tako pri nas kot tudi v svetu.

Elektronsko arhivsko gradivo

Veliko pozornosti namenjamo skrbi za elektronsko arhivsko gradivo. V sodelovanju z ministrstvi za kulturo, za javno upravo, za digitalno preobrazbo in vsemi slovenskimi javnimi arhivi vzpostavljamo celovito okolje, namenjeno elektronskemu arhiviranju. To vključuje postopke prevzemanja elektronskega gradiva v pristojne arhive in njegovo strokovno obdelavo, pa tudi učinkovito upravljanje in uporabo ter dolgoročno hrambo.
Ta dela so pomembno dopolnilo dosedanje skrbi za arhivsko kulturno dediščino, ki jo izvaja slovenska arhivska javna služba. S tem vstopamo v dobo elektronskih dokumentov, ki v marsičem spreminjajo ravnanje s pisno kulturno dediščino.

Evidence arhivskega gradiva in javnih simbolov, grbov, zastav, pečatov, žigov in štampiljk

Na podlagi slovenske arhivske zakonodaje Arhiv Republike Slovenije vodi in usklajuje metode ter postopke varstva arhivskega gradiva v javni arhivski službi. Vodi nekaj temeljnih evidenc o arhivskem gradivu: zbirno evidenco javnega arhivskega gradiva v državi, evidenco arhivskega gradiva v tujini, ki se nanaša na Slovenijo in Slovence, ter evidenco javnih simbolov, grbov, zastav, pečatov, žigov in štampiljk na ravni države.

Register ustvarjalcev arhivskega gradiva

Na podlagi slovenske arhivske zakonodaje Arhiv Republike Slovenije vodi in usklajuje register oseb, za katere slovenski javni arhivi ugotovimo, da so tako imenovani ustvarjalci arhivskega gradiva. Na podlagi arhivske zakonodaje so ustvarjalci arhivskega gradiva lahko javnopravne osebe, politične stranke in zasebnopravne osebe, ki so pridobile status delovanja v javnem interesu. Pri njihovem delovanju lahko nastaja arhivsko gradivo. Podatki o aktivnih ustvarjalcih arhivskega gradiva in navodila, kako uporabljati spletni register, so uporabnikom dostopni na spletnem portalu RegUst.