Javno in zasebno arhivsko gradivo, razen filmskega, se daje v uporabo v originalu ali kopijah samo v čitalnicah Arhiva, izven Arhiva pa se lahko izposoja v razstavne in podobne namene samo na podlagi pogodbe s tem, da je zagotovljeno ustrezno materialno varstvo in zavarovanje gradiva pri zavarovalnici.

Delovni čas čitalnic Arhiva:

• na Zvezdarski 1 v Ljubljani

V dnevih pred državnimi prazniki od 8.00 do 13.00)

• v Oddelku I na Kongresnem trgu 1 v Ljubljani vsak delovni dan od 8.00 do 13.00
• v Oddelku II na Kongresnem trgu 1 v Ljubljani vsak delovni dan od 8.00 do 13.00

Uporabnik lahko naroči arhivsko gradivo osebno v čitalnici, pismeno, po telefonu, telefaksu ali po elektronski pošti (E mail: ars.citalnica(at)gov.si). Gradivo, naročeno do 13.00, dobi naslednji delovni dan, pozneje naročeno pa v dveh dneh. Če je naročeno arhivsko gradivo v dislociranih skladiščih, ga dobi uporabnik najkasneje v sedmih dneh.

Arhiv ne more izpolniti naročila, če so podatki uporabnika za pripravo gradiva netočni ali pomanjkljivi.

Če uporabnik ne pride ob napovedanem času in ne obvesti Arhiva o spremembi, bo naročeno arhivsko gradivo naslednji delovni dan vrnjeno v skladišče in naročilo bo izničeno.

Obiskovalci čitalnice na Zvezdarski 1 se identificirajo pri vratarju Arhiva, kjer odložijo prtljago, in se oglasijo pri dežurnemu delavcu v čitalnici, kjer ob prvem obisku izpolnijo matični list in naročajo arhivsko gradivo. V dislociranih enotah se javijo le dežurnemu delavcu v čitalnici.

V čitalnici imajo uporabniki na razpolago arhivske vodnike, inventarje, popise in druge pripomočke za uporabo gradiva (delovodnike, kazala, kartoteke, računalniške podatkovne zbirke itd.).

Uporabniki gradiva lahko uporabljajo tudi interno knjižnico Arhiva.

Na delovni mizi v čitalnici imajo lahko poleg arhivskega gradiva le tiste pripomočke, ki jih nujno potrebujejo pri uporabi (papir, pisalo, računalnik). Za vse druge pripomočke pri uporabi gradiva je potrebno dobiti dovoljenje.

Uporabnik lahko dobi dnevno v uporabo največ 5 tehničnih enot arhivskega gradiva (pri tem se šteje za tehnično enoto: fascikel, škatla, knjiga, mapa, kos - npr. pri listinah), med nje pa niso všteti pripomočki za uporabo.

Uporabnik sme praviloma naenkrat uporabljati le eno tehnično enoto.

Če so z namenom, da bi zaščitili originale, izdelane kopije arhivskega gradiva, se dajejo v uporabo praviloma le kopije: fotokopije, mikrofilmski posnetki, fotografije, diapozitivi, diskete, kasete, optični diski... .

Arhiv lahko začasno omeji uporabo neurejenega ali poškodovanega gradiva, vendar mora uporabnika obvestiti kdaj bo dostopno.

Uporabnik mora arhivsko gradivo uporabljati tako, da se ohrani njegova urejenost in da se gradivo ne poškoduje. Upoštevati mora navodila pristojnih delavcev v čitalnicah, sicer se mu uporaba prepove.

Če pride po krivdi uporabnika do poškodbe arhivskega gradiva, je ta dolžan Arhivu povrniti stroške restavracije oziroma konservacije, tudi če je bila poškodba nenamerna.

Uporabniki morajo pri objavah, razstavah ali reprodukcijah arhivskega gradiva citirati uporabljeno gradivo z navedbo imena ali kratice Arhiva (AS), imena ali signature arhivskega fonda oziroma zbirke ter navedbo številke tehnične ali arhivske enote, iz katere je arhivsko gradivo.

Uporabniki, ki so na podlagi arhivskega gradiva iz Arhiva objavili publikacijo ali članek, so dolžni Arhivu izročiti vsaj en izvod publikacije ali separata članka.

Filmsko arhivsko gradivo se lahko uporablja s pregledom na montažni mizi ali z video pregledom v Arhivu, s projekcijami v kinodvoranah in s presnemavanjem na filmski trak ali na elektronske oziroma optične nosilce.

Pri uporabi filmskega arhivskega gradiva se mora zaradi specifičnosti upoštevati še določila Zakona o avtorski in sorodnih pravicah (Uradni list RS, št. 21/95). V primerih, ko avtorske in sorodne pravice še niso potekle, kar velja za večino filmskega arhivskega gradiva, se uporabnik zaveže, da ob reproduciranju uredi pravna razmerja z avtorji, kot so na primer: producent, glavni režiser, pisec scenarija, glavni snemalec ali drugi imetniki pravic, in se obveže, da bo spoštoval tudi moralne avtorske pravice.

Uporaba filmskega arhivskega gradiva izven Arhiva se ureja s pogodbo po predhodni poravnavi avtorskih pravic.

Arhiv za uporabo filmskega arhivskega gradiva zaračunava obrabnino.

Kopiranje arhivskega gradiva in izdajanje potrdil za potrebe uporabnikov

Arhiv izdaja državljanom za uveljavljanje njihovih pravic, državnim organom in organom lokalnih skupnosti ter drugim pravnim osebam overovljene ali neoverovljene kopije, prepise, izpise in potrdila na podlagi dokumentov, ki jih hrani.

Če Arhiv iz tehničnih razlogov uporabnikom ne more izdelati ustrezne kopije, je možno arhivsko gradivo z dovoljenjem in v spremstvu arhivskega delavca kopirati tudi izven njega.

Uporabnik lahko naroči omejeno število kopij. Rok za izdelavo je odvisen od števila kopij in vrste kopiranja (od 7 do 30 dni).

Zaradi varstva arhivskega gradiva in iz različnih objektivnih razlogov ni možno fotokopirati:

• kompletnih fondov in zbirk oziroma večjih delov,
• katastrskih map (razen kopij in skeniranega katastra),
• načrtov, večjih od formata A3, in načrtov na pavs papirju,
• zemljevidov večjih od formata A3,
• listin,
• dokumentov z vtisnjenimi voščenimi pečati,
• rokopisov (kodeksov) in urbarjev,
• knjig, razen tistih s cevastimi hrbti do debeline 2 cm, vendar ne večjih od formata A3,
• arhivskih popisov in inventarjev,
• knjig iz interne knjižnice.

Katastrske mape, načrte, zemljevide, listine, dokumente z voščenimi pečati, rokopise, urbarje in knjige je možno reproducirati (mikrofilmati, fotografirati ali skenirati) v Arhivu ali z dovoljenjem v lastni režiji, ob prisotnosti delavca Arhiva.